Rekenkamer De Wolden onderzoekt effect eigen rapporten: 'Kennis verdwijnt uit beeld'

Gemeentehuis gemeente De Wolden (2017)
Kennis over rekenkamerrapporten in De Wolden verwatert © RTV Drenthe / Kim Stellingwerf
Rapporten en aanbevelingen van de Rekenkamercommissie van gemeente De Wolden verdwijnen nog te vaak in een bureaula, waardoor bij nieuwe ambtenaren kennis ontbreekt over zaken uit het verleden. Het college van burgemeester en wethouders heeft stappen aangekondigd om de situatie te verbeteren.
Wat gebeurt er eigenlijk met onze aanbevelingen? Die vraag stelde de Rekenkamercommissie van De Wolden zich. De aanbevelingen van vijf rapporten van de Rekenkamercommissie uit de periode tussen 2015 en 2020 werden onder de loep genomen.

Kennis uit beeld

De Rekenkamer onderzoekt voor de gemeenteraad onafhankelijk of het gemeentebestuur zijn werk goed doet. Afgelopen jaren werd er bijvoorbeeld onderzocht hoe de communicatie van de gemeente verloopt en hoe het proces ging rond de mogelijke komst van een asielzoekerscentrum in Echten. Volgens de Rekenkamer worden de rapporten altijd goed ontvangen, het systeem waarbij het college inhoudelijk reageert en de raad het vervolgens bespreekt, werkt. Vaak worden er ook stappen gezet om verbeteringen door te voeren, al zijn die niet altijd concreet genoeg. De Rekenkamer is minder te spreken over de invloed van rapporten op de lange termijn.
Rapporten raken in vergetelheid, stelt de Rekenkamer in hun nieuwste rapport 'Wat doen we er uiteindelijk mee?'. "Alle rapporten en aanbevelingen lopen het risico te verdwijnen uit het actuele gesprek over beleid en uitvoering in de organisatie en bij raad en college. Dit gebeurt wanneer raads- en collegeleden in een nieuwe collegeperiode deels of geheel veranderen. Ook ambtelijk zijn er regelmatig wisselingen in de formatie. Mede daardoor verdwijnt (kennis van) het rapport uit beeld."

Oplossingen

Om te zorgen dat adviezen en daaruit voortgekomen voornemens om anders te gaan werken, ook op lange termijn onder de aandacht blijven, geeft de Rekenkamer een aantal adviezen. Zo moet de gemeenteraad de voortgang op een vast moment checken, bijvoorbeeld een jaar na het verschijnen van een rapport kan er een evaluatiemoment zijn.
De Rekenkamer steekt ook de hand in eigen boezem en stelt dat het formuleringen van aanbevelingen concreter moet opschrijven. Ook denkt de Rekenkamer aan het opzetten van een introductieprogramma voor nieuwe raads- en collegeleden, waarin de nieuwelingen worden gewezen op de bestaande adviezen en aanbevelingen.

College

Burgemeester en wethouders moeten hun werkwijze die voortkomt uit rekenkamerrapporten beter meetbaar maken. "Als het college de ambitie heeft uitgesproken om aanbevelingen op te volgen, maak dit dan SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden, red.)", adviseert de Rekenkamer. "Dit draagt bij aan een kortere doorlooptijd en voorkomt het wegzakken van de aanbevelingen."
Ook moeten de bestaande rekenkamerrapporten beter onder de aandacht van ambtenaren worden gebracht. "Zorg ervoor dat de rekenkamerrapporten in de ambtelijke organisatie besproken worden na oplevering. Zorg dat rekenkameronderzoeken binnen de ambtelijke organisatie goed beschikbaar zijn als naslagwerk."
Burgemeester en wethouders hebben laten weten deze adviezen op te volgen. Zo krijgen de Rekenkamerrapporten een prominentere plek op het intranet van de gemeente en worden ze beter bij nieuwe medewerkers onder de aandacht gebracht. De Rekenkamer waardeert de stappen die het college zet en roept de gemeenteraad op om over zes maanden te controleren of de stappen ook daadwerkelijk zijn gezet.

Heb je een nieuwstip, nieuwe informatie óf heb je een foutje gespot? Stuur een bericht, foto of filmpje via WhatsApp of mail de redactie.